कार्य को प्रबंधन की आठ मुख्य तकनीकीयाँ

१. Getting Things Done (GTD):
विवरण:
GTD, जिसे डेविड एलन ने विकसित किया है, एक पूर्णता प्रणाली है जो कार्यों को पकड़ने, व्यवस्थित करने, और प्राथमिकता देने पर बल देती है ताकि एक तंत्रित और उत्कृष्ट कार्यप्रवाह साधित हो सके।
मुख्य विशेषताएँ:
इनबॉक्स: सभी कार्य, विचार और प्रतिबद्धताएं एक ही स्थान पर एकत्र करने के लिए।
अगला कदम: कार्यों को क्रियात्मक चरणों में विभाजित करना।
परियोजना सूची: परियोजनाओं की सूची बनाए रखना, प्रत्येक के साथ जुड़े कार्यों के साथ।
संदर्भ: संदर्भ या वातावरण के आधार पर कार्यों को संगठित करना।
साप्ताहिक समीक्षा: पिछले सप्ताह के उपलब्धियों का आत्म-आलोचना और आगामी सप्ताह के लिए योजना करना।
उदाहरण:
कार्य: "तिमाही रिपोर्ट लिखें।"अगला कदम: "तिमाही रिपोर्ट के लिए परिचय रचें।"
परियोजना: "तिमाही रिपोर्ट" और संबंधित कार्यों के साथ।

२. पैरा: PARA:
विवरण:
पैरा, जिसे तियागो फोर्टे ने बनाया है, एक प्रणाली है जिसमें डिजिटल जानकारी को परियोजनाओं, क्षेत्रों, संसाधनों और संग्रहण के रूप में संगठित किया जाता है ताकि स्पष्टता और पहुंचने में सुधार हो सके।
मुख्य विशेषताएँ:
परियोजनाएँ: विशिष्ट परिणामों के साथ, कई संबंधित कार्यों के साथ।
क्षेत्रें: जीवन या कार्य के व्यापक पहलुओं को जो नियमित ध्यान प्राप्त करते हैं।
संसाधन: परियोजनाओं या क्षेत्रों से संबंधित संदर्भ सामग्री या उपकरण।
आर्काइव्स: पूरी हुई परियोजनाओं और संदर्भ सामग्रियों के लिए संग्रहण।
उदाहरण:
परियोजना: "वेबसाइट लॉन्च" और संबंधित कार्यों के साथ।
क्षेत्र: "पेशेवर विकास" जिसमें चल रहे कार्य और लक्ष्यों को शामिल करें।
संसाधन: डिजाइन टेम्प्लेट्स को समर्थन करने वाला एक फ़ोल्डर।
आर्काइव्स: पूरी हुई परियोजना फ़ोल्डर्स और पुरानी संदर्भ सामग्रियों के लिए स्टोरेज।

३ आइजेनहॉवर मैट्रिक्स:
Eisenhower Matrix:
विवरण:
आइजेनहॉवर मैट्रिक्स, जिसे ड्वाइट डी. आइजेनहॉवर को श्रेय जाता है, आवश्यकता और महत्व के आधार पर कार्यों को चार कदमों में वर्गीकृत करता है, जिससे प्राथमिकता और उच्च-प्रभाव गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है।
मुख्य विशेषताएँ:
पहले करें (क्वाड्रेंट 1): तत्काल और महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें तत्काल ध्यान देना है।
निर्धारित करें (क्वाड्रेंट 2): महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है उन कार्यों की योजना।
सौंपें (क्वाड्रेंट 3): तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है वे कार्य जो सौंपे जा सकते हैं।
न करें (क्वाड्रेंट 4): ऐसे कार्य जो न तो तत्कालीन नहीं हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं और उन्हें नकारात्मक बना सकते हैं।
उदाहरण:
पहले करें: क्रिटिकल ग्राहक समस्या का उत्तर देना।
निर्धारित करें: एक दीर्घकालिक परियोजना की योजना बनाना।
सौंपें: सामान्य कार्यों को एक टीम सदस्य को सौंपना।
न करें: समय बर्बाद करने वाली गतिविधियों से बचना।

४ कानबैन बोर्ड:
Kanban Board:
विवरण:
कानबैन बोर्ड एक दृष्टांत प्रबंधन टूल है जिसमें स्थानों को प्रवृत्तियों का प्रतिनिधित्व करने के लिए स्तम्भों का उपयोग किया जाता है, जिससे टीमें प्रगति को ट्रैक कर सकती हैं और कार्यप्रवाह को प्रबंधित कर सकती हैं।
मुख्य विशेषताएँ:
स्तम्भ: सामान्यत: To-Do, In Progress, Testing, और Done।
कार्ड्स: व्यक्तिगत कार्यों या उपयोगकर्ता कहानियों का प्रतिष्ठान।
दृष्टांत संकेत: सहजता से बॉटलनेक्स की पहचान और कार्य प्रगति को ट्रैक करना।
लचीलाई: विभिन्न कार्यप्रवाहों और परियोजना प्रकारों के लिए समर्थ।
उदाहरण:
स्तम्भ: To-Do, In Progress, Testing, Done।
कार्य: किसी कार्य कार्ड को To-Do से In Progress में ले जाना।

५ पोमोडोरो तकनीक:
Pomodoro Technique:
विवरण:
पोमोडोरो तकनीक, जिसे फ्रांसेस्को सिरिलो ने विकसित किया है, समय प्रबंधन की एक विधि है जिसमें काम को अंतरालों में विभाजित किया जाता है (सामान्यत: 25 मिनट) जिन्हें छोटे आराम के बाद अनुसरण किया जाता है।
मुख्य विशेषताएँ:
पोमोडोरो टाइमर: 25 मिनट के लिए एक टाइमर सेट करें ताकि कार्य पर ध्यान केंद्रित किया जा सके।
छोटे आराम: प्रत्येक पोमोडोरो के बाद 5 मिनट का ब्रेक लें।
लंबे ब्रेक: एक निर्धारित पोमोडोरो की संख्या पूरी होने के बाद, 15-30 मिनट का लंबा ब्रेक लें।
एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करें: प्रत्येक पोमोडोरो के दौरान एक ही कार्य पर ध्यान दें।
उदाहरण:
25 मिनट के लिए किसी कार्य पर काम करें, फिर 5 मिनट का ब्रेक लें।
चार पोमोडोरो को पूरा करने के बाद, 15-30 मिनट का लंबा ब्रेक लें।

६ टाइम ब्लॉकिंग:
Time Blocking:
विवरण:
टाइम ब्लॉकिंग विभिन्न गतिविधियों के लिए निर्दिष्ट ब्लॉक्स का समय आवंटित करना है, जिससे केंद्रित और समर्पित कार्यकाल प्रोत्साहित होता है।
मुख्य विशेषताएँ:
कैलेंडर का उपयोग: विभिन्न कार्यों के लिए कैलेंडर पर ब्लॉक्स का समय आवंटित करें।
निर्दिष्ट मुद्दे: विभिन्न कार्यों के लिए विशिष्ट समय स्लॉट्स का समर्पण करें।
बहुविकल्पीकरण कम करें: प्रति ब्लॉक में एक ही कार्य या प्रकार के कार्य पर ध्यान केंद्रित करें।
लचीलाई: प्राथमिकताओं के आधार पर आवश्यकताओं के अनुसार समय ब्लॉकों को समायोजित करें।
उदाहरण:
दिन के 9 बजे से 11 बजे कोई गहरा काम करने के लिए ब्लॉक करें।
साझा करने और सहयोग के लिए 2 बजे से 3 बजे का समय ब्लॉक करें।
ईमेल और प्रशासनिक कार्यों के लिए दिन के आखिरी घंटे को आरक्षित करें।

७ जेन टू डन (ZTD):
Zen to Done (ZTD):
विवरण:
जेन टू डन एक सरल उत्पन्नता प्रणाली है जो जीटीडी से प्रेरित है, जिसमें आदतों का निर्माण करने और एक समय में एक ही कार्य को पूरा करने पर जोर दिया जाता है।
मुख्य विशेषताएँ:
कैचर: सभी कार्यों को एक केंद्रीय स्थान पर एकत्र करना।
एक ही कार्य पर ध्यान केंद्रित करें: बहु-कार्यकरण से बचने के लिए एक कार्य पूरा होने तक एक ही पर ध्यान दें।
दैनिक समीक्षा: पूर्व से कार्य और आगामी दिन के लिए योजना बनाने के लिए प्रतिदिन समीक्षा करें।
आदतों पर ध्यान केंद्रित करें: पॉजिटिव आदतों को दैनिक रूटीन में शामिल करें।
उदाहरण:
दिन के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य को पहचानें और उस पर ध्यान केंद्रित करें।
दैनिक समीक्षा और योजना बनाने के लिए एक रूटीन तय करें।

८ द आइवी ली मेथड:
The Ivy Lee Method:
विवरण:
द आइवी ली मेथड में, प्राथमिकता और हर दिन कुछ महत्वपूर्ण कार्यों पर काम करने पर जोर दिया जाता है।
मुख्य विशेषताएँ:
छह सबसे महत्वपूर्ण कार्य: रोज़ के लिए छह सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहचानें और सूची बनाएं।
प्राथमिकता क्रम: कार्यों को महत्व के क्रम में रैंक करें।
पूरा करने पर जोर: सूची में दी गई क्रम में कार्य करना।
अधूरे कार्यों को ले जाना: किसी भी अधूरे कार्यों को अगले दिन ले जाना।
उदाहरण:
रोज़ के लिए छह सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की सूची बनाएं।
सूची को क्रमश: पूरा करने के लिए कार्यों को रैंक करें।
सूची को क्रमश: एक के बाद एक कार्य करें, अधूरे कार्यों को अगले दिन ले जाएं।